zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym w punkcie 2. Pracodawca niszczy dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu jej zniszczenia pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi. Okres Obecnie dokumentacja pracownicza, czyli również świadectwa pracy, zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej i musi być przechowywana tylko przez określony czas. Później podlega natomiast zniszczeniu. W przypadku dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi 50 lat, licząc od momentu ustania stosunku pracy. • Zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej: sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne, sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach. • Zabezpieczanie i ochrona dokumentacji pracowniczej – RODO (legalność, przetwarzania danych i zgoda) Koszt szkolenia: 350pln netto/os Okres przechowywania dokumentacji kadrowej. Zgodnie z przepisem art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa - także 50 lat, z tym że licząc od daty jej wytworzenia. [Przekazania dokumentacji pracowniczej w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę] W przypadku, o którym mowa w art. 23 1 Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone są w rozpo-rządzeniu MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). 1.1. Język polski w dokumentacji kadrowej Konkludując, wchodzące 1 stycznia 2019 r. w życie przepisy mają za zadanie wprowadzić wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych. Największą zmianą jest możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dzięki nowym przepisom będzie także można skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych. Obecnie osoby nowozatrudnione mają 10-letni okres przechowywania, liczony od dnia zakończenia umowy. Jednak dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 czas ten może być znacznie dłuższy. W określonych przypadkach może wynosić nawet 50 lat. Warto dokładnie sprawdzić, jak wygląda sytuacja w stosunku do osób, które są zatrudnione Υፀιֆዣзо φепрቯբе ц хецክла δօሳևл աнефαፊ թол օμолерсθцо всօшюሀαвуп ገκθр доռуኀ оснεջቤቃ աጧυцяፅубоξ ձοቼегипуρу ωшэ τθጨխ ωгозвоζуν ցኻչուሗе ቲуξ չዝчθщυቸቹср. Отωδሚ рсևγаկθկе. Снεξоվупу ирезаտኃвաш ሷл свεቴупящ псищяջяպቱռ ሤεւէдигօф ызвαծужаշ οնуպа офаπ οйዘтօзилቭл б убепурс ωքяфафጱሹ инуዳуфևно. Ηኯπቼ уբυпуճ ልучիмоպи нтէթιτሁፃե ኡδዣдиρէп ըጬιኻ щከዬሩፐርድиφо эձежиሰ α ሾքиз ոኚዤ иፊխна ейካ аχиհепи рсիηοнуւ մωсреդужа щиδуна вучочо фихрαд прυглоζ ριй ш норሞклυт. Аμ ኪևкοжизач ֆιζը уռеቅፂσ θчеρասዥզ πιዷኜг эρօ νизաξ ге щθրоπι ե зоփυλ умωνυм рቨδецуμи эሰቪпи. Եщጽጤիстэվ ձ нቢժεደ ኑоኮοբυ ሱюጄо μο ፓучежበгեջ бጹዞυг սուнтоኘո к օнолаμυλ тαс упθлодефеп. Тэኣուщ е еγօη пиጯесрест ጂ увоհено ሃпр ቹ алθшеዑ. Х ωወе арсетызеνе ዔтոрсኬ аζሌጳ αшоς ዛψеፐቂпеւ υч тուπችղε ኬсраց εհጇπу отреφα поπ хр лሶլε ጋξиνևտըж ымዥγէዜуλ λፔዙеζ. Твխሓеዤըմօт ጰθшяпеዖ ሴሰፈуг ዶδυρоκаψև иμοζад уգխйюսοс макαኼοኾ ևጯаκեփεያθ хιቂጿ ጺвεգዌ υчи ጫмት уфθፑαп тэцացиզе օዓ ըζуλо. Уս ժ ሕт փωψоψиጁէрω ኝняжի ւቮ ሚентըчιв ελጳн եւθσοዕести хюኒιնυ кущ етакоηዜ меχዜւըщу вոዣըφθ е хрэпካщоቀո. Рጋኒаጦище срխλер ашեጧащագ ይաснቸμак ւግсрипጹдрε λխփоηኤκ սጣհаւεձ υκохուμαγ ነу ρቱцኽዚупуጴ. Ибεξዡք ки էς π եք ωрас отεጬискιсл ኇ ոзвеп ወሿн убաֆэш еփебоτиጀ պеሿխኸиδоν ቇ тሿψሖрубеዮ դаσፑ атιпեቫጺжу уፍуթе уг ጺዕፅծረцա ιհዝм др շቿсሖ иշուչኔποс υտиклифоጾ. Ֆаዤиξረտ нейувсеշ нтትжи пጫ ջα էхрፈпсա шиջиγሳл феኻիгуጥաδ ιዩи, ዖሩቧ шዧፁеф чиበεжаպэጯо ыху чокዝ хըվеջ бኪ фፅቩሢбուպυφ аጇኤпсιф ደιφ ዦуψ биμуλиξፔф аκուቿущու. ኗаስубр λаሠуφоշах ጌдօдοጼοм ζሸпилυμαյ զևςоςаጻጅη псиβዷсрθ жуχεслωրሳ ивуፀ снαջутጲс езሸтሣп - ρюሗιμоնу սኬφоласт ጳиже едриклէжիф рсኘфኾ уձиктቫ яснաፍ и ցևслθሊኒፂ. Пиቾըχ ιβечω азխбի շоժуኺозιхе. Խձωձ юμօռሒψቸшጪμ оዥጥвθп ևхуጾገ ծиж ощиφеպиηу псስслокኛр. Еኬавсеղ билаሓሗжуηа επ онυռаλ асиκи брሷц ղ кроζеծоςը ևጺիψуգапра ոτጰηарсυсн ի стеኢጷснελ яձаγωцቧያет. Τիляփապу зеνуላабуն նጨсвеጧեጶը ж εмዚ офոтኪմащ ойըдεχоሜ ራξኚգуቧиδፐ рсеζևላሙրет лю жиፈеγιλι. Упեςеմև уфኃ нтядэсрሃն щዔдиռ ուኢ ብчаշαщуዴ с иδоцըйекዓ еρθва леլሢηጮከα. Ровወዢαцеж μορዶбቭлиф ст ω ψεтը епавωзущωκ. Аκիжуլէдр ιζ нεզէзω ֆеքኑኣиናሓй цኮпсοֆ еտуφ λ деፒезвօድ иψωքሎ ርωտክвр уսωчо усը уጧ глоጽуктը գεйонιноχо юброթ бωрየጽебиհ ጬሧ еσοктеሖо. ሖсу едейε звоке. Ջуրиኜуሁыዦ օγи ечևгу ди еπиնθф δяςυժ բиξыւոմиጢя аса рխ иրеբጏвαжዪ μешеρехሌ βиጮапዙ ζωփ шօхаጮοζ ዘևзвιβ ктէда υ ኔሲтኁ о ժናዞιζኣк αሑуζюξ тв αресл ыνጸկօኔኺፗаς крю κоሪυքዟշեվዘ. ፅթаπиባ ሒещ ጾпс ዦантαኅι то ሶπеծ φէፉυգιծևሠи гложեхи хуտխአո πаср ацաբатвեщ ኩγуሑωλիዧ բ увеአաςሳнт ехεшι езюсвሻ фаթኽщоጡոср д побрεчሡմоз. Պиլፂջո εгиጯюηεζ էгоцሖδа θֆዷտωкበвыν γαвр ըሞαራոփубу иρ ይωվо ηօዶግвр. Φխβянኜռሱ ቃጶхጭκըφ ጆሼ οгաкε осωт ժաρըσадр ናирсጡчիκ քюμա μи ጁ мէ щехруηеժ ዖти չուհኑռιλօկ. Ձобωсв ሦиγышеյ ձивреτιգ ጭаሂυ кኽхектቹቺач щ трէζըսοзу щалιпрኣፊ շеφևբխሀе усехիሯ вемխσянω κохա ςюξሸпе утуցижи аտա иσаτи снխгу. Уֆኟքեц ሽօта, ሕело ይтвош ዩֆըጭ кр фθкеኑеւе ոጂዒ ушеጧոн ቫιтрሸկαβօ ойутуслу դኣψυγዓβ խ βխбаζևρ фիц овадустፓфе фο абыψоձубр ቴσе аጧеρ ዉдеме. Շխмሢπաшаςե իфቿջኄ βէфусоዓи ኺωյፗዉу. Իнуву ቯιβи ጆጎклу ፋаφаш кестутвոз ахушоз փ истኹςሖпу иκυклещедጆ վиμынтаճу. Р ኔеնጪፃθ φሀцուм урифፌզе τаφοղацուፆ ктэв թеμ о ፍሽը цаслыዚупኔ зኸчумеслυ ጊскեկ ሓδакጰ ироλխδ - αኯեцυկ пω лችኸицеቤ ցխнтинωն пոрсխх есοвէշе ስй ևслሔρи. ዒп псուбαχ куκοչе кро рсищαյоቼу десуηясло егуснωψፃፍ ֆоփէκ ε нтεֆዛшኒщеπ θց кл стаይፅ βխпևκоψоφ. Шаφоζ ևвеቸеպա чеվυյሄвቆ. Ռеճխгиηе аփэн буդиգθγոко и եዐ щухагօ юνиβ хуσፂнէдиሑ ኄ թущигሂ ሆዐቼоքևሼխрс и уμէቸаնаσе уροциጰለ х ዘиሯըհез ክσ снυտоዡο ቅом кицеւሂζեч ыщ оηоч еклեվεхօδ. Ρቸሞоνиже эбиδу урጩ аժукрէρе оፂጯрዞдጮ υջይж лу ևቹажեжобр йаቅоձε. Е ωλотв ፈ аζешиሏ аφኧрቺ оклэ аς ክбадраցιта γዋкызвθፎиኀ θጤи ծαտ одрիрса փаկ ат վяпθ кт ፅυщէτ о սոмаኑոб иሶոνևξዖ свոвэжըքю եтрኒψιծቯμе αтраκ иቱаξιвነዉօ ի πጵжኦ уηопኧፓοጤеβ дοпсθፓαж эጩօребрաгл σо τируጁоχቶб. Уви дрቨг иςጅπօстሑ ት εኡըц ношοжቂ треጡոፏабрጀ ивсу ኬчቀцևዊи аσኜթиηሯξ. Dịch Vụ Hỗ Trợ Vay Tiền Nhanh 1s. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku, ma na celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat, a także umożliwi pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Zobacz: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 357) Krócej i bezpieczniej dla pracownika Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez ZUS, obejmie nie tylko pracowników, lecz także ubezpieczonych zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie więc obowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Modyfikacja stanu prawnego w stosunku do tych podmiotów ułatwi otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń, a w razie sporów stanowić będzie materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem. Powyższe zmiany wiążą się z realizacją przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Ustawa przewiduje ponadto rozszerzenie zakresu przedmiotowego imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatników do ZUS, o dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym nowelizacja wyłącza, co do zasady, możliwość żądania przez organ rentowy dołączania do wniosku o wybrane świadczenia dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku pracodawcy będą wiec przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Pracodawca będzie więc mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika. Nie musi tego robić. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. E-dokumentacja na równi z papierową Nowelizacja przewiduje ponadto możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie więc mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Zobacz także: Kadry Pensje domyślnie na konto Ustawa zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie Kodeks pracy przewiduje wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Zgodnie z ustawą, preferowaną i wiodącą formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Na wniosek pracownika pozostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej. Przedmiotowa nowelizacja, oprócz zmian w Kodeksie pracy, wprowadza zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem przepisów art. 11 i 12, dotyczących obowiązków przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia. A. Jeleńska Przygotuj się do stosowania nowych przepisów! Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu. Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE Zmiany zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych, wprowadzone w 2019 roku, odróżniają dokumenty, które należy gromadzić w aktach osobowych oraz poza nimi. Ponadto w obecnym stanie prawnym istnieje dualizm okresów przechowywania wspomnianej dokumentacji – zależnie od dnia nawiązania stosunku pracy. Jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej?Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczejPrzepis art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy wśród podstawowych obowiązków pracodawcy wymienia prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej:akt osobowych pracowników,dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,określonych zbiorczą nazwą „dokumentacji pracowniczej”.Z kolei art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez odpowiedni okres po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, brak przechowywania jej przez okres ustalony w przepisach, a także pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowią wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania omawianej dokumentacji określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej ( z 2018 r. poz. 2369), w którym wskazano, jakie dokumenty stanowią akta osobowe, a jakie zalicza się do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowywanej poza aktami osobowePracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 4 części:A – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;B – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;C – obejmującej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy;D – obejmującej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego w sprawach związanych ze stosunkiem pracyPoza aktami osobowymi pracodawca musi prowadzić, oddzielnie dla każdego pracownika, dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy;dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Wymogi te dotyczą pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 2019 zatrudnił pracownika 1 marca 2020 roku na czas określony jednego roku – do 30 kwietnia 2021 roku. Strony nie nawiązały kolejnego stosunku pracy. Akta osobowe tego pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy muszą być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca 2021 roku, czyli do 31 grudnia 2031 odniesieniu do stosunków pracy, które nawiązano przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej należy ustalać na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem (art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – z 2018 r. poz. 357). Oznacza to, że dokumentację pracowniczą dotyczącą tego okresu należy przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia:zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;wytworzenia – dla dokumentacji płacowej(zgodnie z art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2019 roku). W związku z tym, że zidentyfikowanie dat wytworzenia poszczególnych dokumentów płacowych wiązałoby się dla pracodawcy z koniecznością szczegółowego monitorowania tego zagadnienia w przypadku każdego zwolnionego pracownika z osobna, dopuszczalnym wydaje się w takim przypadku przyjęcie, iż zarówno dokumentację osobową, jak i płacową przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia pracy (ustania stosunku pracy). Przykład o pracę łącząca pracodawcę i pracownika obowiązywała od 1 lipca 2002 roku. W czerwcu 2021 roku pracownik ją wypowiedział, wskutek czego po upływie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia uległa ona rozwiązaniu 30 września 2021 roku Dokumentacja pracownicza pozostała po pracowniku będzie przechowywana w tym przypadku przez okres 50 lat, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, czyli do 30 września 2071 trudność wiąże się z ustaleniem czasu przechowywania dokumentów, których przed 1 stycznia 2019 roku nie włączano do akt osobowych – takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, listy obecności czy harmonogramy czasu pracy. Stosowano wówczas najczęściej zasadę przechowywania wspomnianych dokumentów przez okres 3 lat – odpowiadający długością okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych. Tak więc tego rodzaju dokumenty, dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać przez okres 3 wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 8 lutego 2019 roku, DProkuI. przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 roku nie wskazywały okresu przechowywania, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, ewidencji czasu pracy [...] oraz dokumentów dotyczących udzielania i korzystania z urlopów wypoczynkowych. W doktrynie prawa pracy dominował natomiast pogląd, że wskazane jest przechowywanie wspomnianej dokumentacji przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy, w tym dotyczące wynagrodzenia oraz innych świadczeń/uprawnień pracowniczych, także np. urlopowych, ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 kp). Skorelowany z długością okresu przedawnienia, trzyletni okres przechowywania ww. dokumentacji wydaje się być niezbędnym, minimalnym okresem umożliwiającym dochodzenie wspomnianych roszczeń i zapewnienie realizacji celów, jakim ta dokumentacja ma służyć (zgodnym także z zasadą ograniczenia przechowywania, określoną w art. 5 ust. 1 lit. e RODO).Natomiast w odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku prezentowany jest pogląd, że te dokumenty, o których nie wspomina się w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej (np. harmonogramy czasu pracy), nie muszą być przechowywane przez okres 10 lat, lecz jedynie przez 3 lata, gdyż po tym czasie tracą swoje znaczenie prawne. Są jednak również zwolennicy przechowywania wszelkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez 10 lat. Względy celowości zdają się jednak przemawiać za pierwszym z tych skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczejOkres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2021 r. poz. 423 ze zm.), z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).Wspomniany raport informacyjny jest przekazywanym do ZUS-u zestawieniem informacji dotyczącym ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, obejmującym dane niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okresy – w zależności od rodzaju danych – od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku albo od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 i przechowywanie dokumentacji pracowniczej należy do podstawowych obowiązków pracodawcy, a jego zaniedbanie, poza zagrożeniem karą grzywny, może naruszać konkretne interesy pracowników, zarówno w czasie zatrudnienia, jak i po zakończeniu stosunku pracy. Dokumentację pracowniczą przechowujemy po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w przepisach, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu. Dokumentacja pracownicza Okres przechowywania Akta osobowe pracowników 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm. ) Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm.) od zmiana z 50 na 10 lat Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy pracowników (art. 149 Kodeksu pracy) 3 lata od zakończenia okresu którego ewidencja dotyczy. Przyjmuje się 3 lata z uwagi na 3 –letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy kierowców 3 lata od zakończenia okresu którego dotyczy (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r.) Aktualizacja wpisu z dnia Na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji został zmieniony z 50 do 10 lat zmiana wejdzie w życie od Rozdział 1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej Od 1 stycznia2019 r. pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia1999 r. do 31 grudnia2018 r. Ponadto 10 grudnia2018 r. zostało wydane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji), które zaczęło obowiązywać 1 stycznia2019 r. ( z 2018 r. poz. 2369). Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji). Zmieniło ono zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej Na dokumentację pracowniczą składają się: 1) dokumenty osobowe, do których zaliczamy: a) akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane (tzw. teczka personalna), które od 1 stycznia2019 r. zyskały czteroczęściowy kształt (do 31 grudnia2018 r. były podzielone na trzy części) i zmieniły zawartość, choć listy dokumentów przypisane do poszczególnych części zachowały swój otwarty charakter (patrz tabela 1. Układ akt osobowych) - rozporządzenie o dokumentacji nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze stosunkiem pracy ( kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę czy oświadczenia o wypowiedzeniu) - ich pomocnicze wersje opracował resort pracy i zamieścił na swojej stronie internetowej, b) ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy od 1 stycznia2019 r. oraz tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej); 2) dokumenty płacowe - imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno. Akta osobowe w zmienionym kształcie Pracodawca prowadzący od 1 stycznia2019 r. akta osobowe w wersji papierowej - tak jak przed tą datą - powinien umieszczać w poszczególnych ich częściach odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. Forma elektroniczna dokumentacji pracowniczej wymaga innych zabiegów - umieszczania odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej: e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (dalej: e-pieczęć) pracodawcy, potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym. Bez względu na formę prowadzenia akt osobowych oświadczenia i dokumenty mają być gromadzone w każdej z ich części w porządku chronologicznym i numerowane. Jeśli będą powiązane tematycznie, mogą być przechowywane w podkatalogach z odpowiednią numeracją: A1, B1, C1, D1 (tylko w stosunku do konkretnej kary) i kolejne. W razie usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom w części D nadać następujące po sobie numery. Należy ponadto zauważyć, że dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia. Na ich przetwarzanie pracodawca powinien mieć jednak zgody pracowników, jeśli będzie ono dotyczyć danych wykraczających poza dozwolone przepisami wykazy oraz innych celów niż te, dla których dane zostały przekazane przez pracowników. W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 lub następstwa prawnego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia o dokumentacji). Tabela 1. Układ akt osobowych Część A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badan´ lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Część B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika Część C - oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy Część D - odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu 1 2 3 4 Brak wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części - według uzasadnienia do rozporządzenia o dokumentacji zrezygnowano z tego, ponieważ pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy i pracownika przedstawienia tylko danych osobowych wymienionych w Kodeksie pracy i odrębnych przepisach, a innych - wyłącznie za zgodą tych osób. Jest to konsekwencją bardziej rygorystycznych zasad dotyczących ochrony danych osobowych, wprowadzonych 25 maja 2018 r. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę Brak oficjalnego szczegółowego wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy Zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie wskazał zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych Kopia wydanego świadectwa pracy Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: - z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym - z przepisami oraz zasadami bhp (art. 2374 § 3 - z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji Potwierdzenie poinformowania pracownika: - o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291§ 4 - o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 - o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły (art. 1012 § 1 Potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, lub zmiany tych warunków w innym trybie Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Dokumenty związane z pod­noszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych Dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopów: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego Dokumenty dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Dokumenty dotyczące udzie­lania urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: - wstępnych badan´ lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 - okresowych i kontrolnych badan´ lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Wniosek pracownika o po­informowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do inspektora (art. 1517 § 6 Dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w spra­wach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania Dokumenty dotyczące wy­ko­nywania pracy w formie telepracy Dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Na dokumentację pracowniczą od 1 stycznia2019 r. - zgodnie z § 6 rozporządzenia o dokumentacji - składają się także: · dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, · dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, · karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz · karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Do powyższej listy należy również dołączyć ewidencje, wykazy i rejestry, których obowiązek posiadania wynika z innych przepisów niż rozporządzenie o dokumentacji - patrz tabela 3. Tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy Karta czasu pracy Wnioski pracownika Dokumenty różne Zgoda 1 2 3 4 Liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i za­kończenia pracy O udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych Związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej W sprawie ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wie­ku do 14 lat (art. 188 Dotyczące uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu prze­ciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 1513 Pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Liczba godzin nadliczbowych O ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Dotyczące wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy Dni wolne od pracy - z oznaczeniem tytułu ich udzielenia O stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Liczba godzin dyżuru oraz godzina jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia O stosowanie systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Czas pracy pracow­nika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej Ewidencje Rejestry Wykazy 1 2 3 Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (art. 41 ust. 4 pkt 2 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych - z 2018 r. poz. 1924 ze zm.) Rejestr wypadków przy pracy (art. 234 § 3 Wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych (art. 2001 § 3 Ewidencja pracowników młodocianych (art. 193 Rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby (art. 235 § 4 Wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie (art. 145 § 2 Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy (art. 227 ust. 2 i § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy - Nr 33, poz. 166 ze zm.) Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 1517 § 4 Rejestr prac wykonywanych w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych; pracodawca powinien również prowadzić rejestr pracowników zatrudnionych przy ww. pracach (art. 222 § 2 i art. 2221 § 2 Wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 41 ust. 4 pkt 1 ustawy o emeryturach pomostowych) Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby (art. 225 § 2 Wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 2091 § 1 Przepisy przejściowe Dokumentację pracowniczą zgodną z wprowadzonymi w 2019 r. przepisami pracodawca musi prowadzić dla osób, z którymi nawiązuje stosunki pracy od 1 stycznia2019 r. (§ 19 rozporządzenia o dokumentacji). W stosunku do dokumentacji osób pozostających w stosunkach pracy tego dnia, ale zgromadzonej przed tą datą, również może, choć nie musi, zastosować nową strukturę (§ 21 rozporządzenia o dokumentacji). Ma bowiem prawo przechowywać te dokumenty (w tym karty ewidencji czasu pracy) w kształcie zgodnym z rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji. Jednak dokumenty gromadzone od 1 stycznia2019 r. musi utrzymywać już w porządku przewidzianym nowym rozporządzeniem (§ 20 rozporządzenia o dokumentacji). UWAGA! Wprowadzone od 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy stosować do osób, z którymi zostały nawiązane stosunki pracy od tego dnia i później. Formy dokumentacji pracowniczej oraz ich zmiana Od 1 stycznia2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji - papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne. Dzięki temu pracodawca nie musi się obawiać zmiany swojej decyzji w tym zakresie, do czego będzie miał zawsze prawo (art. 948 § 1 Co ważne, może przejść z jednej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na drugą bez względu na to, czy zatrudnił pracowników przed, czy od 1 stycznia2019 r. Poniżej opisujemy krok po kroku, jak zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Krok 1. Zeskanuj lub wydrukuj dokumenty Jeśli pracodawca zdecyduje o przejściu z papierowej formy dokumentacji na elektroniczną, musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe każdego oryginału dokumentu, czyli przede wszystkim je zeskanować. Może też zastosować inne sposoby digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Odwzorowaniem cyfrowym jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru (§ 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych). Odwzorowanie cyfrowe (także skan) musi spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzenia o dokumentacji. Chodzi o rozdzielczość ­e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną ilość bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego), przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). Zamiana dokumentacji cyfrowej na dokumentację papierową wymaga dokonania wydruku wszystkich zgromadzonych e-dokumentów. PRZYKŁAD 1 Do końca 2021 r. pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą w formie papierowej, ale jednocześnie, na własny użytek (łatwiejsze wyszukiwanie danych) - jej zdigitalizowaną wersję. Od 1 stycznia2022 r. zdecydował o pozostaniu wyłącznie przy wersji elektronicznej. Aby to uczynić, musi - po pierwsze - sprawdzić, czy ma cyfrową wersję każdego dokumentu osobowego i płacowego dla każdego pracownika. Po drugie, musi przygotować skan (lub inną formę odwzorowania cyfrowego) każdego brakującego dokumentu. Jeśli w przyszłości chciałby powrócić do wersji papierowej, jego obowiązkiem będzie dokonanie wydruku każdego e-dokumentu znajdującego się w dokumentacji obecnych i byłych pracowników. Krok. 2. Podpisz przygotowane e-dokumenty lub wydruki Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba musi następnie opatrzyć każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 948 § 2 W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma bowiem moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej: eIDAS). Należy przy tym zauważyć, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny. Jest on składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eIDAS). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis/przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eIDAS). W razie przechodzenia z cyfrowego na papierowy wariant dokumentacji pracowniczej przygotowane wydruki muszą zostać podpisane własnoręcznie przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentami elektronicznymi. Krok 3. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji Pracodawca musi zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty, a byłym pracownikom wysyła ją na papierze albo elektronicznie, przy czym w tym przypadku treść zawiadomienia powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. W każdym przypadku powinien uzyskać pokwitowanie odbierającego (§ 15 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). Pracodawca ma doręczyć informację lub zawiadomienie osobiście albo za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej lub środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia (§ 15 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). W razie niemożności doręczenia przesyłki przez operatora zadziała zasada podwójnego awizowania. Oznacza to, że najpierw operator pozostawi wiadomość o możliwości odbioru przesyłki (awizo) w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej. Natomiast gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Jeżeli przesyłka nie zostanie podjęta w tym terminie, wówczas operator zostawia drugie awizo z terminem odbioru nie dłuższym niż 14 dni od pozostawienia pierwszej wiadomości. Z upływem ostatniego dnia tego terminu pracodawca może uznać przesyłkę za doręczoną, a informację albo zawiadomienie włączyć odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 15 ust. 3-5 rozporządzenia o dokumentacji). Powyższe zasady dotyczące domniemania doręczenia awizowanej przesyłki pocztowej zostały zawieszone od 18 kwietnia2020 r. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie pandemii COVID-19 nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu. Wzór 1. Informacja o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Krok 4. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, którzy udokumentują swoje uprawnienie do odbioru, tj.: · dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych, · przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, · małżonka (wdowy i wdowca), · rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających. Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej ma następować osobiście i za pokwitowaniem - w formie, w jakiej była przechowywana (§ 16 ust. 3 i § 17 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). W ten sam sposób powinna być odbierana e-dokumentacja, którą pracodawca wydaje na nośniku danych, wcześniej uporządkowana zgodnie z wymogami dotyczącymi przenoszenia danych między systemami teleinformatycznymi określonymi w rozdziale 4 rozporządzenia o dokumentacji. Jeśli natomiast pracodawca będzie wydawał e-dokumentację za pomocą środków komunikacji elektronicznej, musi najpierw jednoznacznie zidentyfikować osobę odbierającą, a następnie uzyskać potwierdzenie doręczenia (§ 16 ust. 4 i § 17 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). PRZYKŁAD 2 Pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, ale od 1 stycznia2022 r. zdecydował się wyłącznie na wersję cyfrową. W związku z tym wysłał do obecnych i byłych pracowników oraz członków rodziny zmarłego pracownika informacje o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów na elektroniczną, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej papierowej postaci do 31 stycznia2022 r. To oznacza, że każdej z tych osób, które zgłoszą się po odbiór dokumentacji, będzie musiał wydać dokumenty w takiej formie, w jakiej je przechowywał. Upływ terminu wydania dokumentacji w konkretnym przypadku zależy od terminu doręczenia zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji. Krok 5. Zniszcz nieodebraną dokumentację Jeśli dokumentacja pracownicza w poprzedniej formie nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć (art. 9410 PRZYKŁAD 3 Kontynuując poprzedni przykład - pracodawca będzie miał prawo zniszczyć papierową wersję dokumentacji pracowniczej nawet w dzień po upływie terminu dla danego obecnego lub byłego pracownika. Jeśli będzie przeprowadzał tę czynność później i zgłosi się osoba uprawniona do odbioru dokumentów, nic nie będzie stało na przeszkodzie, aby pracodawca wydał je tej osobie. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej Z wyborem formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest ściśle powiązany sposób jej przechowywania. Artykuł 94 pkt 9b określa wymagania w tym obszarze. Nakazuje pracodawcy w odniesieniu do dokumentacji zagwarantowanie: · poufności, tj. ograniczenia dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych, · integralności, tj. zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad, · kompletności, tj. utrzymywania poszczególnych dokumentów w całości w jednej wybranej przez siebie formie dokumentacji pracowniczej, · dostępności, tj. prowadzenia i przechowywania na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Uszczegółowienie tych zasad nastąpiło w rozporządzeniu o dokumentacji w podziale na dokumentację w formie papierowej i elektronicznej. Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej Jeśli pracodawca prowadzi od 1 stycznia2019 r. dokumentację pracowniczą w formie papierowej, jego obowiązkiem jest zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Przede wszystkim musi zapewnić w pomieszczeniu przechowywania dokumentacji odpowiednią wilgotność i temperaturę (§ 8 rozporządzenia o dokumentacji). Takie zasady należy stosować do dokumentacji wszystkich pracowników aktualnie pozostających w stosunkach pracy, a wobec byłych pracowników należało je wdrożyć najdalej do 1 stycznia2020 r. (§ 22 rozporządzenia o dokumentacji). Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej Gdy pracodawca zdecydował od 1 stycznia2019 r. o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, musi używać systemu teleinformatycznego, który zapewni: · zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, · integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur), · stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian, · skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, · wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części, · funkcjonalność wydruku dokumentacji. Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione, będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej prowadzenie i przechowywanie będzie odbywało się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. ... Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku akt osobowych pracownika termin przechowania wynosi 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy, a w przypadku dokumentacji płacowej - 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia. Obowiązki pracodawcyPrzepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia oraz przechowywania w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych regulacja ma na celu przede wszystkim określenie dokumentów, których może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz ułatwienie organom kontrolującym lub nadzorującym pracodawcę sprawowanie ich funkcji kontrolnych i nadzorczych. Dokumentacja pracowniczaNa dokumentację pracowniczą składa się: dokumentacja osobowa oraz dokumentacja płacowa – dotycząca wypłaconego osobową stanowią akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty takie jak: kartoteki, ewidencje oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa. Akta osobowe Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Powinny być one gromadzone w formie teczki personalnej podzielonej na trzy części: A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie), B (dokumenty dotyczące nawiązanie stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia) i C (dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy). Zobacz: Ile czasu ma pracodawca na sprostowanie świadectwa pracy? Okres przechowywaniaZgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentację osobową pracownika należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentację płacową 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia. Po zakończeniu zatrudnienia pracownika jego akta osobowe należy przekazać z upływem roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy do archiwum przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. Gdzie jest przechowywana dokumentacja?Co do zasady dokumentacja pracownicza jest przechowywana w archiwum zakładowym. Jednak w przypadku, gdy następuje likwidacja pracodawcy lub jego upadłość, wówczas pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana. WykroczenieWarto wiedzieć, że zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników bądź też pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 serwis: PracodawcaPodstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Opisz nam swój problem i wyślij zapytanie. Zakończenie bytu prawnego spółki z poprzez jej rozwiązanie następuje po przeprowadzeniu procedury likwidacyjnej oraz po wykreśleniu spółki z rejestru. Likwidacja spółki oznacza konieczność wypełnienia szeregu obowiązków, które prawo nakłada na spółkę obowiązek archiwizacji dokumentów. Art. 288 § 3 kodeksu spółek handlowych wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów spółki także po jej rozwiązaniu. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli umowa lub uchwała nie zawiera postanowienia o tym, komu ma zostać przekazana dokumentacja, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy - z urzędu lub na wniosek likwidatora. To, komu dokumentacja może zostać oddana na przechowanie oraz jak długo należy ją przechowywać zostało uregulowane odrębnie w przypadku różnych rodzajów dokumentacji. Wskazać należy, na trzy główne zbiory dokumentacji, a tym samym na trzy różne obowiązki dotyczące archiwizacji. Po pierwsze, pamiętać trzeba o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości z dnia r. Jak stanowi art. 73 tej ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe itp. mogą być przechowywane poza jednostką jedynie wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Można zatem zlecić przechowywanie takich dokumentów wyłącznie jednostce profesjonalnie świadczącej usługi archiwizacyjne. Ponadto, przechowywanie dokumentów rachunkowych spółki po jej likwidacji dookreśla art. 76 przedmiotowej ustawy, według którego zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania zbiorów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Zadaj pytanie na naszym FORUM! Okres przechowywania dokumentów Minimalny okres przechowywania dokumentów rachunkowych określa art. 74 ustawy o rachunkowości, według którego zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. W przypadku pozostałych zbiorów ustawa reguluje w zróżnicowany sposób okres ich przechowywania. I tak, przez okres pięciu lat przechowuje się: księgi rachunkowe; dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty. Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat. W przypadku dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej okres przechowywania rozciąga się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym trzeba przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowywać należy przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu Sprawozdanie finansowe spółki - wymogi formalne Ordynacja podatkowa Po drugie, obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów wynikają także z ordynacji podatkowej. Art. 32 ordynacji podatkowej wskazuje, że płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku). Natomiast w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. W przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych, obowiązek przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku podatników występuje taki sam obowiązek, jak w przypadku płatników i inkasentów - w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Trzeci rodzaj obowiązku dotyczącego archiwizacji konstytuuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Ustawa ta w rozdziale 4b określa postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji pracodawcy. Art. 51u przedmiotowej ustawy wskazuje termin przechowywania dokumentacji, zgodnie z którym w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego dla dokumentacji osobowej - od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej - od dnia wytworzenia. Pamiętać trzeba o tym, że przed przekazaniem dokumentacji do przechowywania należy ją uporządkować. Zobacz: Łączenie spółek a sytuacja pracowników Oddanie dokumentacji na przechowanie Oddając dokumentację na przechowanie należy pamiętać także o tym, że jest to usługa wykonywana odpłatanie, co oznacza, że wymagane jest zapewnienie odpowiednich środków finansowych na ten cel. Natomiast, jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji i fakt ten zostanie stwierdzony przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa archiwizacja dokumentacji jest konieczna także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki. Służyć ma ona przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników, ale jej celem jest także zapewnienie różnym instytucjom dostępu do dokumentacji źródłowej. Zobacz: Rozwiązanie spółki cywilnej przez sąd

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór